Perché l’assistenza durante il viaggio è il vero valore di un viaggio su misura

Quando si parla di viaggi su misura si pensa spesso a hotel esclusivi, itinerari personalizzati o destinazioni straordinarie, ma il vero valore di un viaggio progettato da un professionista emerge soprattutto nei momenti imprevisti.

L’assistenza durante il viaggio è infatti uno dei servizi più importanti (e spesso più sottovalutati) quando si sceglie di affidarsi a una consulente di viaggio.

Chi prenota online tende a concentrarsi sul lato economico di voli, prezzi e strutture. Il pensiero più comune è quello che viaggiando con un’agenzia viaggi il viaggio costa di più rispetto a fare da soli. Chi sceglie un viaggio progettato su misura in agenzia viaggi sa invece che dietro ogni itinerario esiste una rete di contatti, fornitori affidabili e una persona pronta a intervenire quando qualcosa cambia improvvisamente.

Ed è proprio in questi momenti che la differenza tra una semplice prenotazione e una vera progettazione di viaggio diventa evidente.

Un piccolo imprevisto che racconta il valore dell’assistenza

Qualche giorno fa si è concluso il viaggio di una mia cliente che, negli anni, è diventata una vera viaggiatrice seriale di Accademia dei Viaggi.

Abbiamo progettato insieme diversi itinerari su misura per farla ritornare ogni volta nella sua città del cuore, una destinazione che ormai conosce bene.

Come sempre accade nei viaggi che progetto, al momento della prenotazione avevamo incluso tra i servizi anche il trasferimento privato da e per l’aeroporto, organizzato tramite fornitori ufficiali e autorizzati.

Questo tipo di servizio garantisce sicurezza, puntualità e assistenza locale sia in arrivo e sia in partenza con autisti certificati, contatti diretti e una struttura organizzativa che permette di intervenire rapidamente in caso di necessità.

Durante il soggiorno, però, è successo qualcosa di inaspettato.

Quando una scelta improvvisata cambia i piani

Durante il viaggio la cliente ha conosciuto una persona del luogo che si è proposta come guida e si è offerta di accompagnarla in aeroporto il giorno del rientro.

Capita spesso quando si viaggia che si fanno incontri interessanti e si instaurano rapporti di fiducia con persone conosciute sul posto.

Ed è quello che è successo anche durante il suo viaggio. Ha incontrato una persona del posto che, prima si è finta una guida turistica e poi le ha promesso che l’avrebbe accompagnata in aeroporto il giorno del rientro in Italia così da potersi salutare. Con il suo consenso, ho quindi provveduto alla cancellazione del trasferimento precedentemente prenotato.

Pochi giorni prima del rientro, però, la situazione è cambiata improvvisamente. La persona che si era offerta di accompagnarla si è rivelata inaffidabile.

La mia cliente si è trovata improvvisamente senza trasferimento confermato e con il volo di rientro sempre più vicino.

Immaginate il momento: la valigia pronta, le ore che scorrono e il pensiero di dover raggiungere l’aeroporto senza sapere come fare ed alcuna certezza su come farlo.

Il valore di avere qualcuno che interviene subito

Quando un imprevisto accade durante un viaggio, la velocità di reazione è fondamentale.

Dopo aver scoperto con che tipo di persona era questo sedicente professionista, mi ha contattata nel panico.

Nel giro di pochi minuti ho analizzato le opzioni disponibili, ricontattato i fornitori ufficiali, verificato la disponibilità e i tempi del nuovo trasferimento e riconfermato un nuovo servizio con auto e autista privati con un fornitore affidabile ed autorizzato. Tutto questo in meno di 5 minuti.

La cliente così in breve tempo ha ricevuto da parte mia tutte le informazioni del nuovo servizio prenotato e la tensione si è trasformata in sollievo.

Il giorno della partenza l’autista si è presentato puntuale in hotel e l’ha accompagnata in aeroporto senza alcun problema, permettendole di rientrare serenamente a Torino.

Il messaggio che riassume tutto

Dopo essere arrivata a casa mi ha scritto un messaggio che racchiude perfettamente il senso del mio lavoro:

“Mi hai proprio progettato il viaggio su misura. Grazie di cuore anche per il disguido del transfer che tu hai prontamente ed immediatamente risolto. Ti ringrazio per tutto!”

Ed è proprio questo il punto.

Il valore di un viaggio su misura non è solo nella progettazione iniziale o nei servizi prenotati, ma nell’assistenza continua durante tutta l’esperienza di viaggio.

Quando gli imprevisti diventano situazioni più grandi

Se un semplice trasferimento può creare tensione durante un viaggio, immaginate cosa può succedere quando l’imprevisto riguarda interi spazi aerei o situazioni geopolitiche.

Sono esempi la chiusura totale e mondiale dei confini terrestri e aerei quando a Marzo 2020 (solo 6 anni fa!) è stata dichiarata la pandemia di Covid -19 oppure quello che è successo lo scorso 28 Febbraio 2026 con l’inizio dei bombardamenti In Iran.

In poche ore numerosi voli internazionali hanno subito deviazioni, ritardi o cancellazioni.

Quando si verificano queste situazioni, è impossibile prevederle prima di tutto, ma poi diventa estremamente difficile capire cosa succederà. I voli cambiano continuamente, le compagnie aeree riorganizzano le tratte attuando anche vere e proprie speculazioni tariffarie, gli aeroporti si congestionano e le informazioni arrivano da fonti diverse molto spesso anche inaffidabili.

Le difficoltà in queste situazioni sono state che, per la pandemia di Covid-19, le persone erano in giro per il mondo e all’improvviso sono state chiuse tutte le frontiere di tutti i Paesi del mondo generando una confusione e la “caccia” all’ultimo posto disponibile prima che i confini fossero chiusi definitivamente per almeno i successivi 3 mesi. Nel caso invece della chiusura dello spazio aereo di alcuni Paesi come Emirati Arabi Uniti e Qatar, ha sempre vista una chiusura totale dei loro spazi aerei, ma soprattutto perché si è bloccata una tratta importantissima per i transiti verso l’Africa e l’Oriente.

In questi momenti l’assistenza di un professionista diventa fondamentale.

La procedura di assistenza in Accademia dei Viaggi

In Accademia dei Viaggi ho creato la mia personale procedura per assistere i miei viaggiatori quando accade un imprevisto durante il viaggio.

Questa procedura si basa su tre principi fondamentali: rapidità, informazioni affidabili e ricerca immediata della soluzione migliore. Ma ve la spiego meglio qui di seguito.

Verificarsi dell’imprevisto

Quando accade un evento inatteso (ritardi, cancellazioni, emergenze o situazioni geopolitiche) il primo passo che svolgo è quello di comprendere la situazione iniziando anche a verificare quali viaggiatori possano essere coinvolti.

Contatto immediato dei viaggiatori

Il primo contatto è sempre con i viaggiatori per sapere come stanno e se sono coinvolti nella situazione. Inoltre, chiedo la loro versione per comprendere qual è la situazione reale sul posto e raccogliere le prime informazioni dirette dal luogo in cui si trovano.

Contatto dei fornitori coinvolti

Dopo aver parlato con i clienti ed essermi fatta un’idea della gravità della situazione, passo a contattare i fornitori dei servizi di viaggi coinvolti. Questo permette di ottenere informazioni aggiuntive riguardanti l’aspetto logistico che questa situazione di emergenza ha creato.

Analisi delle informazioni

Nel frattempo, anche i media hanno iniziato a diffondere notizie ufficiali e anche qui ne traggo le mie conclusioni.

Quindi, con questo trio di contatti (clienti, fornitori e media), ho compreso il livello di gravità e inizio a segnarmi una serie di soluzioni possibili.

Ricerca della soluzione

In questa fase inizia la mia gestione operativa, nonché la più importante: trovare la soluzione migliore per i miei viaggiatori.

Questo può significare: riproteggerli sul primo volo utile in partenza, modificare in parte o completamente l’itinerario di viaggio concordato, organizzare nuovi trasferimenti o valutarne di alternativi o anche cambiare l’ordine delle tappe.

Ogni situazione è diversa e richiede decisioni rapide ma ragionate.

Il vero valore di affidarsi a una consulente di viaggio

Durante ogni viaggio può accadere un imprevisto: ciò che fa davvero la differenza è avere qualcuno che lo gestisce per te. E in Accademia dei Viaggi ci sono io!

Non sempre serve. Ma quando serve, diventa indispensabile.

E spesso è proprio in quei momenti che i viaggiatori capiscono davvero cosa significa affidarsi a una Travel Designer che progetta viaggi su misura e che li accompagna prima, durante e dopo il viaggio.

Se state pensando al vostro prossimo viaggio e desiderate, oltre che un’esperienza progettata attorno ai vostri desideri, ma che includa soprattutto una professionista sempre pronta a supportarvi in ogni momento, potete scoprire come lavoro e iniziare a immaginare il vostro prossimo itinerario su misura.

Il viaggio perfetto non è quello senza imprevisti. E’ quello in cui si sa di non essere da soli.

Al prossimo articolo, Erika